CODICE DI CONDOTTA

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6 PROTEZIONE DEI DATI DEI COLLABORATORI

ESEMPI

SOCIALE, AMBIENTALE E MORALE/ETICO

Nell’ambito delle mie fun zioni, ho accesso ai dati per sonali di tutti i collaboratori presenti nella mia area di gestione. Non ho avuto il tempo di terminare il file sta sera e ho copiato le informa zioni sulla mia chiavetta USB, per portarmi avanti con il lavoro durante il tragitto sui mezzi pubblici. Purtroppo, sul treno mi è stato rubato il computer portatile con la chiavetta USB. Devo segnalarlo? È assolutamente necessario segnalare il furto al proprio manager e al Responsabile della sicurezza di CACEIS, che provvederanno a informare il Responsabile della protezione dei dati (DPO). Oltre alle informazioni profes sionali contenute nel compu ter, ho copiato anche dati per sonali. La perdita della chiavetta USB può avere gravi conseguenze e arrecare seri danni sia all’azienda che ai col laboratori. Non copio mai dati personali, né sul mio computer né su periferiche esterne, tanto meno se non sono criptati. Per garantire la sicurezza dei dati personali, è indispensabile ri spettare le norme e le proce dure interne. Desiderando organizzare un pranzo, preparo l’elenco dei collaboratori invitati in base al loro regime alimentare. Posso utilizzare questo elenco per altri scopi o trasmetterlo ad altre persone? No, non è possibile utilizzare questo elenco senza il con senso delle persone interes sate. In caso di consenso, è possibile divulgare l’elenco a condizione che sia protetto (ad esempio con una password).

DEFINIZIONE Ogni persona ha diritto al rispetto della propria privacy. I dati personali devono pertanto essere raccolti, trattati e conservati soltanto per un utilizzo ben preciso e legittimo. I collaboratori devono essere messi a conoscenza di tali infor mazioni. IN DETTAGLIO L’utilizzo dei dati è disciplinato con precisione: ❚ Devono essere trattati soltanto i dati pertinenti e necessari in relazione agli obiettivi perseguiti, che devono essere stati chiaramente definiti a monte. ❚ I dati personali non devono essere archiviati senza limiti di tempo. ❚ Devono essere adottate le misure necessarie per garantire la riservatezza dei dati ed evitarne la comunicazione a terzi non autorizzati. ❚ Ogni persona deve essere informata in merito al trattamento dei propri dati personali. La stessa usufruisce anche del diritto di accesso e rettifica delle informazioni che la riguardano e può opporsi al loro trattamento per motivi legittimi. La distruzione, la perdita, l’alterazione, la divul gazione o l’accesso non autorizzato a dati per sonali possono ledere i diritti delle persone nonché le libertà individuali e collettive dei dipendenti.

È pertanto indispensabile rispettare le norme e le procedure interne. L’IMPEGNO DI CACEIS Il gruppo Crédit Agricole ha predisposto una carta per la tutela dei dati dei collaboratori. In veste di datore di lavoro, CACEIS si rispecchia in questo codice e garantisce ai propri collabo ratori la protezione dei loro dati personali e il rispetto della loro privacy.

Cosa devo fare ❚ Adottare la «Clean Desk Policy» e mettere sistematicamente in ordine i documenti che conten gono informazioni e dati personali ❚ Verificare l’utilità e la pertinenza delle informazioni raccolte ❚ Accertarmi, quando è necessario, che l’utilizzo dei dati personali sia inserito nell’apposito re gistro dei trattamenti nel rispetto delle procedure interne ❚ Garantire il diritto al rispetto della privacy dei collaboratori, in particolare non divulgando in formazioni a persone non autorizzate e accertandomi che i dati personali vengano conservati in modo sicuro ❚ Richiedere la correzione o la rimozione dei dati inesatti o incompleti ❚ In caso di ricorso al subappalto, assicurarmi che i fornitori rispettino questi stessi principi Cosa non devo fare ❚ Raccogliere informazioni personali che non rispondono a un utilizzo ben preciso e necessario ❚ Comunicare dati personali a terzi non autorizzati, siano essi interni o esterni, tranne qualora la persona interessata abbia espressamente autorizzato tale comunicazione ❚ Conservare dati personali senza la previa autorizzazione

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Ultimo aggiornamento: dicembre 2022

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